Hyvigolfin pelioikeuksien vuokrapoolin automatisointi

Hyvigolfissa on aina ollut vuokrapooli, mihin osakkaat ovat voineet jättää pelioikeutensa yhtiön vuokrattavaksi. Pooliin jätetään vuosittain useita satoja pelioikeuksia. Poolin hallinnointi on ollut Hyvigolfin toimistolle yksi eniten työllistävimmistä asioista.

Aikaisemmin kokonaisuuden hallinta vaati vuositasolla satoja työtunteja

Aikaisempina vuosina vuokrapooliin liittyvät toimet tarkoittivat vuositasolla satoja hukkaan heitetettyjä työtunteja: Pelioikeuksia jätettiin pooliin joko soittamalla tai sähköpostilla, joista tiedot kerättiin exceliin. Pelkästään nämä toimet tarkoittivat satoja puheluita ja viesteihin vastaamisia.

Viestinnän lisäksi työllistivät kaikki muut vuokrapooliin liittyvät toimet: Excelin perusteella kirjattiin hallintajärjestelmään pelioikeudet oikeille henkilöille. Lisäksi laskutusohjelmaan piti rakentaa oma palapeli, jossa yritettiin epätoivoisesti huomioida kaikki mahdollinen, sillä pelioikeuden maksamisen pystyi hoitamaan laskulla yhdessä erässä, laskulla 12 erässä tai osasuorituksiin pystyi käyttämään kaikkia eri liikuntaetuja. Laskuja lähetettiin kuukausittain manuaalisesti ja reskontraa yritettiin seurata laskutusohjelman ja exceleiden avulla.

WiseGolfin avulla koko prosessi automatisoitui

Nykyään WiseGolfin avulla koko prosessi on automatisoitu: Osakkaat voivat itse käydä merkitsemässä omissa tiedoissaan osakkeensa vuokrapooliin. Toimisto näkee osakerekisteristä reaaliajassa, mitkä osakkeiden pelioikeudet on jätetty pooliin. Enää ei siis tarvita yhtään puhelinsoittoa, sähköpostia tai exceliä.

Vuokraajalle on luotu verkkokauppaan kaksi erilaista tuotetta, pelioikeus yhdessä erässä ja pelioikeus 12 erässä. Verkkokauppaan voi määritellä montako pelioikeutta on myynnissä. Kun henkilö ostaa verkkokaupasta tuotteen hänelle aktivoituu kentän määrittelemä pelioikeus, joka sisältää määritellyt varausehdot, voimassaolon jne. Henkilö voi maksaa ostoksen verkkokaupassa, käyttää samassa yhteydessä esim. liikuntaseteitä tai tilata laskun. Jos henkilö valitsee maksun 12 erässä, järjestelmä lähettää kaikki 12 laskua automaattisesti määriteltyinä ajankohtina.

Reskontran pystyy automatisoimaan täysin eli muistutukset lähtevät automaattisesti määriteltyinä päivinä. Halutessaan voi myös laittaa asetuksen, että pelioikeus jäädytetään, jos maksuja ei ole hoidettu ajallaan.

Koko prosessi on siis täysin automatisoitu sekä osakkaan, että vuokraajan osalta. Nämä automaatiot ovat käytännössä poistaneet tämän työtehtävän kokonaan.