Tässä ohjeessa käydään läpi jäsenyyksien hallinnointi ja perustoimet. Mukana mm. ohjeistusta, miten ulkomaisten jäsenyyksien varaus onnistuu, jäsenyyden päättämisen toimenpiteet ja eBirdie kytkentä.
Uuden jäsenyyden luominen
1. Uutta jäsenyyttä pääset luomaan pelaajan golfvälilehdellä klikkaamalla "lisää uusi"- painiketta.
2. Mikäli kyseessä on täysin uusi pelaaja ilman vanhaa seuraa/tasoitusta, niin tässä kohtaa voidaan suoraan klikata "lisää uusi pelaaja" oikealta alhaalta.
Jos vanha seura/tasoitus löytyy, klikkaa vihreää "etsi jäseniä"- painiketta ja valitse pelaajan vanha jäsenyys, jonka tietoihin uusi tuleva jäsenyys halutaan yhdistää. Tarkista samalla, että tiedot täsmäävät eBirdien kanssa oikein, jotta tasoitustiedot yhdistyvät oikein ja oikealle pelaajalle.
Mikäli jäsenhistoriaa ei löydy eBirideistä ollenkaan, täytyy Golfliittoa pyytää palauttamaan sitä, sillä se on poistettu kokonaan.
Huom! Jos vanhaa jäsenyyttä ei pysty yhdistämään, on pelaajan jäsenyys passivoitu. Yhdistä tässä tapauksessa jäsenhistoria seuraavan kohdan ohjeistuksen mukaan.
Vanhan jäsenyyden ja/tai tasoitushistorian takaisin yhdistäminen
Vanhan jäsenyyden takaisin yhdistäminen onnistuu AJANVARAUSKALENTERIN kautta. Tällä tapaa pelaajan tietoihin yhdistetään vanhat tasoitustiedot sekä omasta, että muiden seuroista luomatta uutta jäsennumeroa siinä samalla. Sama kikka toimii silloin, kun passiivista jäsenyyttä ei ole pystytty valitsemaan ohjeistuksen aikaisemman kohdan mukaisesti.
1. Vanhan jäsenyyden takaisin yhdistäminen tapahtuu varauskalenterin kautta. Ei "Lisää uusi" napin takaa. Muuten pelaajalle muodostuu uusi ylimääräinen jäsenyys.
Eli jo olemassa olevien jäsenten eBirdie yhteydet linkitetään ajanvarauskalenterin kautta. Sama myös passiivisten jäsenyyksien kanssa, joita ei aikaisemmin pystytty valitsemaan.
Mene siis ajanvarauskalenteriin ja etsi pelaajaa hänen tietojen mukaan esim. jäsennumerolla ja golfseuralla.
2. Kun pelaaja on löytynyt, klikkaa pelaaja lähtöön mukaan ja paina "tallenna pelaajat"- painiketta. (Varausta ei tarvitse viedä loppuun).
Nyt eBirdie-linkitys on yhdistynyt pelaajan profiiliin. Jos linkitys ei näy pelaajan golf-välilehdellä, on siitä muodostunut tuplaprofiili järjestelmään, jossa linkitys on. Tällöin profiilit täytyy vain yhdistää tuttuun tapaan, jolloin tilanne on ok.
3. Vaikka pelaajaa ei löydy kalenterissa hakemistoiminnolla, niin tiedot ovat silti yhdistyneet pelaajan tietoihin tai juuri mainitusti luonut uuden profiilin. Tarkista tilanne CRM:stä.
Ulkomaiset golfseurat / seurattomat pelaajat
1. Jos kentälle tulee vierailemaan pelaajia, joiden golfseura on ulkomailla, tai jäsenyyttä ei ole mihinkään. = Luodaan "haamujäsenyys", jonka avulla pelaaja voi varata kalenterin kautta myös omatoimisesti. Tämä onnistuu myös ajanvarauksen kautta kohdasta "lisää pelaaja ilman seuraa".
2. Pelaajalle saadaan määritettyä lisättäessä tasoitus käsin. Jäsenyys näkyy pelaajan golf- välilehdellä "Muu"-tunnuksella.
Jos pelaajalla on CRM:ssä jo profiili: Täytä tietoihin samat tiedot, jotta "haamujäsenyys" yhdistyy oikeaan profiiliin. Mikäli haamujäsenyyden luonti luo samalla uuden profiilin, niin tilanne korjaantuu yhdistämällä nämä käyttäjät.
Jäsenyyden päättämisen toimenpiteet
1. Kun jäsen ilmoittaa eroavansa, tulee jäsenyys passivoida golf-välilehdellä. Kotiseuravalinta on hyvä ottaa tässä kohtaa myös pois.
Kun jäsenyys on passivoitu, se ei aiheuta kentälle kuluja Golfliiton vuosittaisessa jäsenlaskennassa, eikä myöskään näy jäsenrekisterissä.
2. Jäsensopimus tulee myös päättää, jotta pelaaja ei saa uusia laskuja turhaan myöhemmin. Sopimuksen päättäminen onnistuu "käsittele"- napin takaa, kun sopimus on avattuna. Sama toimenpide tulee tehdä, jos pelaajalla on esim. pelioikeus toistaiseksi voimassa sopimuksen kautta.
Sopimukset löytyvät kohdasta Myynti > Myynti > Sopimukset. Huomio, että oikea aliyritys on myös valittuna. Mahdolliset avoimet laskut tulee myös käsitellä eli periä tai mahdollisesti hyvittää.
3. Jäsenyyden passivoinnin ja sopimuksen päättämisen jälkeen on hyvä vielä varmistaa, ettei asiakkalle jää jäsenten roolia, tai kulkuoikeuksia tai turhia tageja voimaan. Roolin saat poistettua pelaajan profiilista "henkilö"-välilehdeltä. Kulkuoikeuksia pääset muokkaamaan myös profiilin takana löytyvästä "kulkuoikeudet"- välilehdestä. Tagit löytyvät profiilista heti nimitietojen alta. ex_jäsen tagi on hyvä lisätä.
Klikkaamalla kulkuoikeuden auki voit poistaa sen pelaajalta. Tarvittaessa voit myös ajastaa sen päättymään esim. kauden loppuun mennessä kuvan mukaisesti.
eBirdien kytkentä
Pelaajana eBirdie aktivoituu jäsenyyden luonnin jälkeen, jos kentällä on liiton päässä automaattinen aktivointi kytketty päälle. Liiton tietokannan kautta voidaan myös laittaa pelaajan eBirdie voimaan käsin. Jäsenmaksutieto päivittyy maksujen mukaan automaattisesti, jos jäsentuotteiden asetukset on kunnossa ja sopimusten kautta laskutettu.