Saatko sähköpostiisi jatkuvasti kysymyksiä samoista aiheista? Käytä automaattista vastausta, jossa linkit yleisimpien kysymysten vastauksiin.
Miksi käyttää aikaa aina samojen vastausten kirjoittamiseen? Luo itsellesi automaattivastaus, jossa linkit yleisimpien kysymysten vastauksiin. Kokemuksesta tiedän, että samoja kysymyksiä tulee todella paljon. Automaattivastaus toimii kellon ympäri ja asiakas saa vastauksen kysymykseensä heti. Reagointia vaativiin viesteihin ehdit sitten vastailemaan oman aikataulusi mukaan. Toimii ja on testattu käytännössä.
Miten tämä toimii?
Viestin alkuun kohtelias aloitus
esimerkiksi näin: Kiitos viestistäsi! Golfkauden ulkopuolella (tai kesällä kiivaan sesongin aikana) sähköpostiin vastaaminen saattaa viivästyä. Alla on linkkejä, joista löytyy vastukset yleisimpiin kysymyksiin toimintaohjeineen. Mikäli löydät vastauksen alta, pyydän ystävällisesti kuittamaan asian olevan jo kunnossa.
Luo kotisivujen artikkelinhallinnassa yleisimpiin kysymyksiin liittyvät vastaukset ja toimintaohjeet artikkelina. Kopio tämän artikkelin osoite linkkinä automaattiseen vastaukseen. Artikkelit kannattanee tehdä siten, että jokaisesta kysymyksestä on oma artikkelinsa. Nämä artikkelit voivat totta kai olla myös julkisina kotisivuilla ja näin kannattaa ollakin.
Laita otsikkoriviksi kysymyksen aihe ja sen alle linkki vastaukseen/toimintaohjeisiin. Linkin voit tietysti muodostaa siten, että kysymyksen/aihealueen otsikko on itsessään linkki.
Loppuun normaalit allekirjoitusrivit ja yhteystiedot
Esimerkkejä linkeistä:
Ajanvaraus ja ajanvarauksen ohjeet
Linkki ajanvarauskalenteriin
Linkki ajanvarauksen ja WiseGolf appin ohjeistukseen
Kysymykset pelioikeuksista
Linkki artikkeliin, jossa pelioikeudet on esitelty ja josta on ohjaus verkkokauppaan ostoksille.
Liikuntarahan käyttäminen
Esimerkki Kalafornian ohjeesta
Opiskelija-alennukset
Linkki ohjeistukseen opiskelija-alennuksen suhteen.
Golfkurssit ja golfin aloittaminen
Linkki artikkeliin, jossa kerrotaan miten pääsee alkuun
Linkki golfkurssien kalenteriin ja ilmoittautumiseen
Kentän ja palvelujen aukiolotiedot
Linkki kotisivujen aukiolotietoihin
Golfopetus
Linkki pron palvelut sivulle
Golfravintola
Linkki ravintolan sivuille
Tarjouspyynnöt
Linkit tarjouspyyntölomakkeille
Näitä voi käyttää tarpeen mukaan ja keksiä lisää. Vastauksia voi käyttää toimitusjohtajan sähköpostiosoitteen lisäksi myös caddiemasterin ja toimiston postilaatikoissa tarpeen mukaan.