Massalaskutukset tehdään sopimusten pohjalta. Sopimuksen pohjalla on laskutettava tuote ja laskusta varten sopimuksella on omat asetuksensa, joiden avulla laskut luodaan. Jäsenmaksujen lisäksi sopimuspohjaisesti voi laskuttaa myös pelioikeuksia
Jäsenmaksutuote
Ennen sopimusten generointia, on hyvä tarkistaa jäsenmaksutuotteiden olevan kunnossa. Hinta, ALV, tuotteen nimi, kuvaus ja muutkin tiedot on siis hyvä päivittää ennen generointia.
Riippuen kentän käytännöistä, jäsenmaksutuotteita on yleensä useampia. Eli esimerkiksi junioreille, aikuisille ja mahdollisesti opiskelijoille on omat hintansa. Näille tulee olla luotuna jäsenmaksutuotteet erikseen.
1. Tuotetyyppinä toimii Jäsenyys. Tuotteelle saa asetettua automaattisen laskutuksen vuosittain.
HUOM! Laskutuksen aloituspäivä tuotteella tarkoittaa eräpäivää.
Jäsentuotteen esimerkkiasetukset.
2. Jäsenmaksun tuotteelle tulee lisätä myös "jäsenmaksu" -tagi. Tagitetty tuote pitää jäsenmaksun maksutiedon automaattisesti ajan tasalla.
Tarvittaessa tuotteelle voi myös asettaa pelaajalle tulevan tägin ja roolin.
Jäsenryhmien tägitys
1. Henkilöt tägitetään ensin, jäsenmaksutyyppien mukaisesti.
Tägitetään esim. juniorit iän mukaisesti. Esimerkki hakukriteereistä löytyy kuvassa.
Pelaajille saadaan asetettua tägi massana "toiminnot"- napin alta.
Tämä onnistuu CRM-hakutyökalulla.
Pohjasopimuksen luominen
Kun kaikki jäsenryhmät on eroteltu omilla tägeillään, on aika tehdä pohjasopimukset generointia varten.
1. Kohdasta Myynti - Myynti - Sopimukset klikataan "Uusi sopimus".
2. Pohjasopimukseen asetetaan aikaisemmin tehty jäsentuote, sekä joku henkilö (esim. itsesi).
Tämä sopimus generoidaan sitten massana muille, joten se poistetaan jälkikäteen.
Lopuksi klikataan vihreää "Tallenna"- painiketta oikeasta alakulmasta.
Tuotteelle on tässä kohtaa mahdollisuus asettaa kuvaus, joka näkyy sitten laskulla.
3. Kun sopimus on luotu, sopimuksen saa auki juuri luodulta sopimukselta tai kohdasta Myynti - Myynti - Sopimukset.
Sopimusnäkymä.
4. Sopimuksen laskutusvälilehdeltä saadaan laskutus- ja eräpäivä määritettyä.
Mikäli asiakkailla ei ole valmiiksi määritettyjä laskutustapoja, kannattaa laittaa sähköpostilaskutus valinnaksi.
"Lähetä laskut automaattisesti"- kohdan ollessa aktiivisena laskut muodostuvat automaattisesti pelaajien sopimuksille ennen laskutuspäivää.
HUOM! Mikäli laskutuspäivä on liian lähellä sopimuksen luomista, täytyy laskut tehdä käsin WiseGolf-tuen toimesta.
Sopimuksen laskutusvälilehti
5. Mahdollisten ainaisjäsenten / kunniajäsenten kohdalla asetetaan laskutus tilaan "Ei laskutusta". Näin heille ei lähde laskuja ollenkaan.
Heille voi myös luoda erikseen 0 euroisen jäsentuotteen.
Sopimuksen kopioiminen jäsenille
Kun sopimus, tuotteet ja pelaajien tägit ovat kunnossa ja tarkistettu: Tallennetaan sopimus, sekä hyväksytään se "Käsittele"- napin takaa. Sitten Voidaan kopioida sopimukset kaikille jäsenille.
1. Kun sopimus, tuotteet ja pelaajien tägit ovat kunnossa ja tarkistettu: Tallennetaan sopimus, sekä hyväksytään se "Käsittele"- napin takaa. Sitten Voidaan kopioida sopimukset kaikille jäsenille.
2. Hyväksytty sopimus saadaan kopioitua muillekin vasemmasta alakulmasta "Lisää"-napin takaa.
3. Generointi tapahtuu CRM-hakutyökalun avulla. Aikaisemmin asetetut tägit toimivat tässä hakukriteereinä.
Kun jäsenryhmä on haettu, tapahtuu sopimusten generointi "Toiminnnot" -napin alta.
Esimerkki hakuvaihtoehdoista.
Huomioita:
Sopimukset kopioidaan siis jäsenryhmille erikseen. Juniorit, Aikuiset kunniajäsenet jne.
Tämän toimenpiteen jälkeen laskut muodostuvat automaattisesti joka vuosi. Mikäli tulee muutoksia esim. jäsenyyden hinnan kanssa, olkaa yhteydessä WiseGolfin tukeen. Muutokset saadaan ajettua massana tietokannan kautta.
Mikäli laskujen luonnin jälkeen laskut jäävät lähetysvirheeseen: Tarkista, että asiakkaalla on laskutustapa valittuna.
Jos laskut eivät muodostuneet, taikka lähteneet kuten kuului: Ota yhteyttä WiseGolfin tukeen.