Jäsenmaksulaskutus tehdään sopimusten kautta.
Voimassa olevat jäsenyydet:
- Sopimus voimassa toistaiseksi (sopimuksessa ei voimassaoloaikaa eikä vuosilukua)
- Sopimuksella tuotteena jäsenmaksu. Jos jäsenmaksuissa on erilaisia maksuluokkia, jokaiselle maksuluokalle on oma tuote sekä sopimus.
- Tarkasta, että eronneiden jäsenten sopimukset on päätetty, jolloin he eivät saa turhia laskuja
- Tarkasta, että ikään sidotutut maksut kohdistuvat oikein. Hakutyökalulla voi hakea rajatapaukset ja päivittää näiden sopimukset oikean hintaiseksi.
- Mikäli hinta muuttuu, päivitetään tuotteen hinta vuosittain ennen laskutusta. Päivityspyyntö sopimuskannan osalta WiseGolfin tukeen
- Laskutus automaattisesti sopimukseen määriteltynä laskutuspäivänä. Jos laskutuspäivämäärään halutaan kaikille sopimuksille muutos, päivityspyyntö WiseGolfin tukeen. Sopimuksen laskutus välilehdellä valinta lähetä laskut automaattisesti.
- Tarvittaessa uusille jäsenille voidaan generoida jäsenyyssopimukset voimassa olevista sopimuksista (valitaan joku vanha sopimus, joka generoidaan uusille), jos uudet jäsenet tulevat laskutuksen piiriin.
- Päivittää pelaajan statuksen ebirdieen: jäsenmaksu maksettu ja aktiivinen, kun sopimuksen tuotteella on tägi #jäsenmaksu
- Ajanvarauskalenterissa admin näkymässä huomautus, mikäli pelaajalla on jäsenmaksu avoimena
- Automaattiset maksumuistutukset mahdollisia
- Jäsenmaksujen laskuttaminen Oy:n kautta voi olla järkevää
- Ry:n ja Oy:n välinen sopimus
- Laskulle teksti, jossa todetaan Oy:n laskuttavan ry:n puolesta sopimukseen perustuen
- Maksusuoritukset Oy:ssä taseeen velkatilille, josta poistuvat, kun tilitetään ry:lle sopimuksessa määritellyllä tavalla
- Pystytään todentamaan maksaneet henkilöt, maksupäivät ja summat WiseGolfin taloushallinnon raporteilta, jotka voi liittää kirjanpitoon.
EDUT: Keväällä maksamattomat jäsenmaksut voidaan ottaa vastaan Oy:n kassaan. Kohdistetaan maksu jäsenen avoimeen laskuun, jonka pystyy hakemaan kassalle henkilön nimellä. Tällöin maksu kohdistuu oikeaan laskuun ja henkilöön ja reskontara on heti ajantasalla. Maksua ei tarvitse merkata mihinkään toiseen järjestelmään ja maksettu maksu näkyy heti maksun tapahtuessa CRM-järjestelmässä asiakkaan tiedoissa. Mikäli laskutus on tehty vanhaan tapaan Ry:n kautta ja maksuja otetaan vastaan Oy:n kassaan, maksu pitää muistaa käydä merkkaamassa Ry:n järjestelmään reskontraan ja asiakkaan tietoihin. Edelleen maksu pitää kuitenkin tilittää samalla tavoin Ry:lle, jos maksu on otettu vastaan Oy:n kassaan
Myös uusien jäsenien maksut voidaan ottaa vastaan tiskillä Oy:n kassaan, jos jäsenmaksut laskutetaan Oy:n kautta
Asiakaskokemus paranee, kun pystytään palvelemaan yhden luukun periaatteella.
Mahdollistaa myös uusien jäsenyyksien myymisen Oy:n verkkokaupassa. Tämä säästää toimiston työtä merkittävästi, kun verkkokauppaoston yhteydessä asiakas luo itse tarvittavat jäsentiedot (nimi, osoite, email, puhelin jne..) järjestelmään ja maksaa jäsenmaksun. Samalla hänelle muodostuu jäsensopimus, joka laskutetaan automaattisesti seuraavana vuonna. Toimistolle jää ostovaiheessa ainoastaan ebirdie yhteyden kytkeminen ostajalle. Uusista jäsenyyksistä tulee ilmoitus sähköpostiin, jonka jälkeen tuon ebirdien voi kytkeä päälle.
Myös verkkokaupasta ja tiskiltä tehdyt ostot saa yksilöityä WiseGolfin taloushallinnon raporteilta kirjanpitoa varten
Tällä toimintatavalla taklataan todella monta virhemahdollisuutta ja kaikista transaktiot ovat todennettavissa raporteilta henkilöittäin, euroissa, maksupäivien ja maksutapojen sekä myyntikanavien osalta.
Laskutuksen jälkeen jäsenyyksiä voidaan myydä esimerkiksi verkkokaupassa ja kasalla. Katso lisää alla olevasta linkistä: