Kenttäyhteisöillä on erilaisia toimintamalleja. Tämä pätee myös jäsenyyksiin pelioikeuksiin ja tapaan, joilla niitä laskutetaan.
Jatkuvat toistaiseksi voimassa olevat sopimukset, esimerkiksi jäsenmaksut ja toistaiseksi voimassa olevat pelioikeussopimukset
- Sopimus voimassa toistaiseksi (sopimukseen ei voimassaoloaikaa eikä vuosilukua)
- Mikäli hinta muuttuu, päivitetään tuotteen hinta vuosittain ennen laskutusta sopimusten massamuutostyökalulla: Ohje
- Laskutus automaattisesti sopimukseen määriteltynä laskutuspäivänä. Laskutus päivämäärän muutos on mahdollista tehdä massamuutostyökalulla.
- Kulkuoikeus voimassa, kun lasku maksettu (pelioikeuslasku),
- Kulkuoikeus estetty, jos maksu avoin (pelioikeuslasku)
- Jäsenmaskujen osalta päivittää pelaajan statuksen ebirdieen: jäsenmaksu maksettu ja aktiivinen, kun tuotteella on tägi #jäsenmaksu
- Jäsenen tiedoissa näkyvillä admin näkymässä huomautus, mikäli jäsenmaksu avoimena
- Automaattiset maksumuistutukset mahdollisia
- Jäsenmaksujen laskuttaminen Oy:n kautta voi olla järkevää
- Ry:n ja Oy:n välinen sopimus
- Laskulle teksti, jossa todetaan Oy:n laskuttavan ry:n puolesta sopimukseen perustuen
- Maksusuoritukset Oy:ssä taseeen velkatilille, josta poistuvat, kun tilitetään ry:lle sopimuksessa määritellyllä tavalla
- Pystytään todentamaan maksaneet henkilöt
- EDUT:
- keväällä maksamattomat jäsenmaksut voidaan ottaa vastaan Oy:n kassaan. Kohdistetaan kassalla maksu jäsenen avoimeen laskuun.
- Uusia jäsenyyksiä on mahdollista myydä Oy:n verkkokaupassa
- Myös uusien jäsenien maksut voidaan ottaa vastaan tiskillä Oy:n kassaan.
- Asiakaskokemus paranee, kun pystytään palvelemaan yhden luukun periaatteella.
Vastikelaskut osakkaille
Jos osakkeisiin liittyy vastikevelvollisuus, tehdään laskutus osakerekisterin kautta.
- Ohje: https://wisenetwork.fi/ohjeet/wiseeconomy/vastikelaskutus/
Jos ei vastikepakkoa,tehdään laskutus sopimusten kautta
Kerätään pelioikeusilmoitukset tiedonkeruulomakkeella tai osakkaan pelioikeusilmoituksista, josta saadaan muodostettua sopimus. Ohje osakkaiden pelioikeusilmoituksiin
- Sopimusaika määräaikainen: kalenterivuosi
- Hinta
- Laskutuspäivä / eräpäivä
- Kulkuoikeus, mikäli pelioikeus sisältyy vastikkeeseen
- Jos vastikepakko, päivitetään tuotteen (vastike) hinta (mikäli muuttuu) vuosittain ennen laskutusta.
- automaattiset muistutukset mahdollisia
Pelioikeussopimusten laskuttaminen edellisen kauden valinnoilla
- lasku on “ehdotus” pelioikeudesta tulevalle kaudelle, aktivoi maksamaan!
- mahdollisuus maksuperusteiseen kirjaamiseen, jolloin ei turhaa alv käsittelyä/maksua. Kysy tarvittaessa lisää WiseGolfin teamiltä!
- Luodaan mallisopimus
- Sopimusaika määräaikainen: kalenterivuosi
- Tuote (edellisen vuoden käytössä ollut pelioikeustuote)
- Hinta (tuotteen asetuksissa)
- Laskutuspäivä / eräpäivä / laskujen lähetys automaattisesti
- Kulkuoikeus (tulee tuotteen asetuksista)
- Tägi asiakkaalle (tuotteen astuksissa, esim #pelioikeus25)
- Generoidaan ssopimukset tägien avulla (viime kauden pelioikeustägeillä)
- Laskut lähtevät sopimuksilta automaattisesti
- Myös erissä laskuttaminen mahdollista
- Sopimuksen kokonaishinta on pelioikeuden yhteishinta (ei siis erän hinta)
- Laskuteaan: esim, 4 osassa
- määritelllään laskutuspäivät erille
- Laskut lähtevät automaattisesti
- kulkuoikeus aktivoituu laskun maksulla ja lukittuu, jos ei maksettu
Pelioikeusilmoitukset tiedonkeruulomakkeella ja laskutus perään
- Luodaan lomake, johon listataan valittavat pelioikeustuotteet
- Ohjeistus ja vastauslinkki voidaan jakaa kotisivuilla ja uutiskirjeellä
- Jokainen valinta (mikä pelioikeus valitaan) tiedonkeruulomakkeessa muodostaa oman taginsä asiakkaalle
- Luodaan sopimuspohjat pelioikeuksista
- Sopimuksen kesto: määräaikainen (esim kalenterivuosi)
- Tuote (valittu pelioikeus)
- Hinta (tuotteen asteuksissa)
- Laskutusasetukset (laskutuspäivä, eräpäivä, automaattinen lähetys)
- Kulkuoikeus (tulee tuotteen asetuksista)
- Generoidaan sopimukset tagien avulla
- Mahdollistaa laskuttamisen myös erissä
- Sopimuksen kokonaishinta on pelioikeuden yhteishinta (ei siis erän hinta)
- Laskuteaan: esim, 4 osassa
- Määritelllään laskutuspäivät erille
- Laskut lähtevät automaattisesti
- Laskut lähtevät automaattisesti sopimuksen määritysten mukaisesti
- Pelioikeus katkeaa, jos laskut erääntyy
- automaattiset maksumuistutukset mahdollisia
- Ostajalle mahdollista lähettää automaattinen infokirje (esim. Kiitos, kun valitsit Kalafornian....) tiedonkeräyslomakkeen lähettämisen/vastaamisen yhteydessä
Massalaskutukset tehdään sopimusten pohjalta. Sopimuksen pohjalla on laskutettava tuote ja laskusta varten sopimuksella on omat asetuksensa, joiden avulla laskut luodaan. Jäsenmaksujen lisäksi sopimuspohjaisesti voi laskuttaa myös pelioikeuksia
Laskuihin on monesti hyvä laittaa jotakin lisäinfoa. Tässä muutama vinkki, joilla vähennät turhia kyselyjä.