WiseGolfissa on käytössä kahdenlaisia lahjakortteja: ns. palkintolahjakortteja sekä normaaleja myytäviä lahjakortteja. Jako johtuu lahjakorttien erilaisesta kirjanpidollisesta käsittelystä.
Ohjeartikkelin sisältö:
Lahjakorttityyppi 1: Palkintolahjakortit
Ohje palkintolahjakorttien luomiseen
Lahjakorttityyppi 2: Normaalit myytävät lahjakortit
Ohje normaalien lahjakorttien luomiseen
Lahjakorttien käyttäminen
Lahjakortin lunastaminen kassalla
Lahjakortin lunastaminen verkkokaupassa
Lahjakorttien hallinnointi
Lahjakorttityyppi 1: Palkintolahjakortit (kenttäyhteisön antamat lahjakortit)
Jos kenttäyhteisö haluaa tarjota kilpailussa palkintona lahjakortteja, voidaan WiseGolfissa luoda näistä ns. palkintolahjakortteja.
Huomioitavaa palkintolahjakorteissa
- Palkintolahjakortit luodaan järjestelmän hallintapuolella tilauksissa. (ks. ohje alla)
- Palkintolahjakorttia ei saa luoda kassalla, koska silloin kirjanpito ei täsmäisi.
- Kassan maksutapoihin pitää ensiksi luoda maksutapa "palkintolahjakortti", jonka kirjanpitotiliksi tulee palkinnot (tai joku muu sopiva) ja maksutyypiksi lahjakortti koodilla.
- Kenttäyhteisön itse luomasta palkintolahjakortista ei synny luontivaiheessa kirjanpitotositetta, mutta lunastusvaiheessa kulutiliksi tulee palkinnot (tai joku muu sopiva kulutili) ja myyntitiliksi sitten käytön mukainen tili, josta taas maksetaan alv:t.
- Palkintolahjakortilla voi maksaa kentällä palveluita ja tuotteita, mutta ne eivät toistaiseksi toimi verkkokaupassa.
- Kassalla palkintolahjakorttia lunastettaessa maksutavaksi valitaan "palkintolahjakortti", jolloin kirjanpitotosite menee oikein. (Nettokuluksi palkinnosta kenttäyhteisölle jää tilitettävä alv, jolloin käytäntö on verottajan kannalta katsottuna hoidettu oikein.)
- Väärälle henkilölle annetun palkintolahjakortin voi perua tilausnumerolla ja sen voi myös poistaa, koska siitä ei synny tilausvaiheessa kirjanpitotositetta.
- Kun palkintolahjakortti on toimitettu saajalle, muutetaan palkintolahjakortin tilaus käsitelty tilaan.
- Lahjakorttipohjaan kannattaa laittaa isolla sana PALKINTO, jolloin se tunnistetaan kassalla palkintolahjakortiksi ja osataan käsitellä oikein.
Ohje palkintolahjakortin luomiseen
1. Siirrytään luomaan uusi tilaus järjestelmän hallintapuolella valitsemalla
→ "Myynti"
→ "Tilaukset"
→ "Tilaukset"
→ "Uusi tilaus"
2. Täytetään tilauksen tiedot.
Haetaan tuotteet-kohdasta tilauksen tuotteeksi "palkintolahjakortti" (tuote löytyy sillä nimellä, millä se on tallennettu tuotehallintaan).
3. Jos lahjakortin saaja on tiedossa, voidaan hänen nimensä kirjoittaa ponnahdusikkunaan aukeavaan kenttään. Nimen sijasta kenttään voidaan kirjoittaa esim. "Viikkokisan voittaja".
Kenttään kirjoitettu nimi / info tulostuu suoraan lahjakortille.
Huom. Kenttään lisättyä nimeä / infoa ei pääse enää myöhemmässä vaiheessa muokkaamaan.
4. Kirjoitetaan palkintolahjakortin summa "á-hinta"-kenttään.
Huomioi, onko järjestelmästä valittuna verollinen vai veroton hinta. Tätä pystyy säätämään verollinen / veroton - painikkeilla.
Lopuksi painetaan "Tallenna".
5. Lahjakortin saa tulostettua sivun valitsemalla sivun alareunasta
→ "Lisää"
ja valitsemalla tämän alta
→ "Tulosta lahjakortti"
Järjestelmä avaa uuteen välilehteen pdf-muotoisen lahjakortin, jonka voi tulostaa tai toimittaa haluttuun sähköpostiosoitteeseen.
Kun lahjakortti on annettu/toimitettu saajalle, muutetaan tilaus tilaan Käsitelty
(vihreä käsittele -painike)
Lahjakorttityyppi 2: Normaalit myytävät lahjakortit
Normaaleja myytäviä lahjakortteja käytetään kaikissa muissa lahjakorttimyynneissä. Esimerkiksi tapauksessa, jossa sponsori haluaa maksaa ja tarjota kilpailupalkintona lahjakortteja, käytetään normaaleja lahjakortteja.
- Normaalit lahjakortit voidaan tehdä kassasovelluksen kautta tai järjestelmän hallintapuolella tilauksena. Tilauksesta syntyy tällöin tosite kirjanpitoon.
- Kirjanpidossa lahjakortit menevät tässä tapauksessa lahjakorttivelkoihin, josta sitten aikanaan menevät lunastettaessa myyntitileille, joiden perusteella myös alv maksetaan.
- Normaalit lahjakortit soveltuvat käytettäväksi sekä verkkokaupassa että kentällä.
Ohje normaalin lahjakortin luomiseen
Katso alta tarkemmat ohjeet normaalin lahjakortin luomiseen. Linkki avautuu uuteen välilehteen WiseNetworkin sivuille.
Lahjakortin lunastaminen kassalla
Kassan lahjakorttien maksupainikkeista kannattaa tehdä selkeästi erottuvat: esim.palkintolahjakorttiin isolla teksti PALKINTO, jotta kassalla osataan valita oikea maksutapa.
Lahjakorttien käyttäminen verkkokaupassa
Lahjakorttien hallinnointi
Kaikki myydyt ja annetut lahjakortit sekä niiden saldot näkee järjestelmän hallintapuolelta kohdasta
→ "Myynti"
→ "Tilaukset"
→ "Lahjakortit"Täältä voidaan myös palauttaa lahjakortin arvo, jos asiakas on meinannut käyttää lahjakortin verkkokaupassa, mutta ei olekaan vienyt tilausta loppuun asti.