Golfseurat laskuttavat jäsenmaksuja yleensä alkuvuodesta. Lasku lähtee kaikille edellisen vuoden jäsenille ja näistä jää yleensä maksamatta aika iso määrä. Maksuperusteinen käsittely on mahdollinen ja voi olla hyvä toimintatapa.
Golfseurat laskuttavat jäsenmaksuja yleensä alkuvuodesta. Lasku lähtee kaikille edellisen vuoden jäsenille ja näistä jää yleensä maksamatta aika iso määrä. Ongelmana on laskuperusteisessa kirjaamisessa siinä, että laskutushetkellä nämä menevät kokonaisuudessaan myynnin tilille tuloslaskelmaan ja niitä joutuu sitten hyvittämään maksamattomien osalta ison määrän viimeistään elokuussa jäsenrekisterin siivoamisen yhteydessä. Tuloslaskelma on näyttänyt siihen saakka liian positiiviselta. Jos vielä jäsenmaksut ovat arvonlisäverollisia, joudutaan alv maksamaan laskutuspäivän perusteella. Kun iso osa jää maksamatta, maksetaan alv näistä tavallaan turhaan ja vaikka hyvitysten yhteydessä maksettua alv palautuukin, on tämä raha turhaan ollut lainassa verottajalla.
Sama logiikka toimii myös ns. vapaavalintaisten pelioikeusmaksujen osalta, jos niitä laskutetaan edellisen vuoden pelioikeuksien mukaan ja laskun saaja voi vapaasti valita ottaako hän pelioikeuden vai ei.
Ratkaisuna tähän on käsitellä tämäntyyppiset laskut maksuperusteisena. Tämä onnistuu seuraavasti.
Tuotehallinnassa määritellään jäsenmaksun / pelioikeusmaksun kirjanpitotiliksi taseeseen ennakkomaksu (Tilin nimeksi esimerkiksi kuluvan vuoden jäsenmaksuennakot / kuluvan vuoden pelioikeusennakot)
Laskutuspäivänä laskut kirjautuvat taseeseen ennakkotilille.
Kun laskuja maksetaan, siirretään maksetut laskut kuukausittain tuloslaskelmaan myynnin tileille (jäsenmaksut / pelioikeusmaksut), jolloin alv tulee maksettavaksi maksukuukauden mukaan.
Taloushallinnon myyntilaskuista saa maksetut laskut saa haettua seuraavalla hakutekijöillä:
(hakutekijöitä voi lisätä/poistaa myyntilaskujen näkymässä klikkaamalla hammasratas-kuvaketta oikeasta yläkulmasta)
Laskun päivämäärä (esim. 15.02.2023 eli päivä jolloin laskut on lähetetty)
Laskun tila: maksettu
Maksupäivä: valitaan alkupäivä ja loppupäivä käsittelyssä olevan kuukauden mukaan (esim. 01.07.2023 - 31.07.2023 )
Listauksen saa tulostettua esimerkiksi excel-muodossa.
Maksamattomat laskut voi hyvittää massana elokuun jäsenrekisterin siivoamisen yhteydessä, jolloin taseen ennakkotili nollautuu. Tuloslaskelman myynnin tilit ovat paremmin ajantasalla todellisen myynnin suhteen koko vuoden.
Jäsenoikeudet ja pelioikeudet aktivoituvat vasta maksun perusteella, joten laskun saaja ei saa jäsen- tai pelioikeuksia laskuttamisen yhteydessä, vaan vasta maksettuaan, joten lasku ei muodosta vielä suoritetta (eli jäsen- tai pelioikeutta), vaan vasta laskun maksaminen.
Huomautuksena vielä, että laskun maksaminen aktivoi kulkuoikeudet vain siinä tapauksessa, kun laskutus on tehty sopimuksilta eli massalaskutuksessa generoidaan uusittavat sopimukset, joilta sitten muodostuu automaattisesti lähtevä lasku. Toistaiseksi voimassa olevia sopimuksia ei tarvitse generoida ja niissä laskutus toimii asetusten mukaan.