Jäsenlaskutuksen asetusten avulla saadaan automatisoitua eBirdien voimassa olo. Maksettu maksu aktivoi sähköisen jäsenkortin. Uusi kausi käynnistyy eBirdien osalta aina huhtikuun alusta.
Jäsenmaksujen tilan seuraaminen WiseGolfissa
Golf -välilehden takaa löytyvä ”Jäsenet” listaa kaikki seuran jäsenet, joilla eBirdie on aktiivisena.
Jäsenlistaukseen tulee näkyviin myös henkilön jäsensopimukset. Henkilöllä tulee olla sopimus, jolla on jäsenmaksutuote (tuotteelle on lisätty ”jäsenmaksu” -tagi)
Jäsenmaksut tulee laskuttaa sopimuksen alta, jotta automatiikka toimii. Sopimusten laskutus voidaan automatisoida niin, että laskut lähtevät kerran vuodessa. Myös verkkokaupasta ostetut jäsenyydet tulevat automaation piiriin, kun tuotteella on "jäsenmaksu" tagi.
Kun sopimukselle on muodostunut lasku, se näkyy jäsenlistauksessa. Maksamaton jäsenmaksu näkyy avoin summa -sarakkeessa.
Kun lasku on maksettu, avoin summa on 0€. WiseGolfissa on siis automaatio, jossa ”jäsenmaksu maksettu” -tila muuttuu automaattisesti kun aktiivisen sopimuksen avoin summa on 0€. Tieto siirtyy automaattisesti eBirdieen, eikä manuaalisia excel -vientejä tarvitse tehdä.
HUOM:
- Kaikilla jäsenillä tulee olla sopimus, jotta automatiikka toimii aukottomasti. (voit tarkistaa sopimukset järjestämällä jäsenlistauksen sopimussarakkeen mukaan)
- HUOM: Myös kunniajäsenille yms. on syytä luoda sopimus. Sopimuksen laskutusasetuksiin voidaan määrittää "ei laskutusta" jos heiltä ei peritä maksuja. Sopimuksella pitää tällöin olla tuotteena jäsenyys, jolla "jäsenmaksu"-tagi. Tuotteen hinta voi olla 0€.
- Irtisanoutuvan jäsenen sopimus pitää päättää. Pelkkä hyvistyslaskun tekeminen kuittaa summan 0€ ja jäsen näkyy maksaneissa, mikäli hänellä on aktiivinen sopimus
Automaattinen rajapinta eBirdieen
Rajapinnan kytkeminen päälle eBirdiessä tapahtuu seuraavaa polkua pitkin:
Oma seura - Pelaajat - eBirdien aktivointi pelaajille - Automaattinen aktivointi rajapinnan kautta
Asetuksen kytkeminen päälle nollaa voimassa olevat eBirdiet ja alkaa lukemaan reaaliaikaista dataa järjestelmästä.
Halutessaan rajapintaa voi tosin hyödyntää myös niin, että merkitsee maksaneet jäsenet manuaalisesti maksaneeksi henkilön golf -välilehdellä, jolloin tieto siirtyy myös eBirdieen. Jos jäsenellä on jäsensopimus, jossa ei laskutusta, hoituu asia automaattisesti.
Verkkokaupasta ostetut jäsenyydet muodostavat jäsensopimuksen, jonka ensimmäinen vuosi on maksettu ja automaatio toimii. Jäsenyystuotteelle laitetaan perustietojen asetuksissa tyypiksi jäsenyys ja jäsenyyden asetuksissa tyypiksi jatkuva ja laskutus laitetaan alkamaan seuraavana vuonna ja toistuminen kerran vuodessa sekä tuotteelle asetetaan "jäsenmaksu" -tagi.