Ohje: Jäsenmäärien tarkastelu ja ilmoittaminen

eBirdie aktiivinen

Tämä tieto liittyy liiton jäsenyyteen ja tasoitusrekisterin ylläpitoon. Tiedot nollataan huhtikuussa, jonka jälkeen kentät ilmoittavat liitolle maksetut jäsemaksut, jolloin eBirdie akivoituu jo maksaneille jäsenille takaisin. Maksetut jäsemaksut on voinut toimittaa golfliitolle CSV-tiedostona, jonka saa suoraan Wisestä.

Jäsenyys aktiivinen

Kun lista maksetuista maksuista viedään golfliiton rekisteriin, muuttuu ainoastaan "eBirdie aktiivinen" -kenttä. Aktiivisten jäsenten hallinta sen sijaan vaatii jokaisen golfseuran omaa seurantaa. Golfliitto laskuttaa seuroja sen mukaan, miten paljon seurassa on aktiivisia jäseniä.

Jäsenmaksu maksettu

Henkilön golf-välilehdeltä löytyy "jäsenmaksu maksettu" -kenttä. Tätä tietoa ei kuitenkaan viedä automaattisesti eBirdieen. Tällä hetkellä oletuksena on, että toimitaan vanhaan malliin ja seurat vievät listan maksetuista jäsenmaksuista eBirdieen.

Golfliitto laskuttaa seuroja elokuun lopussa aktiivisten jäsenyyksien mukaan. Tähän mennessä kentillä on tarve tarkistaa maksettujen jäsenyyksien määrä ja tehdä maksamattomista ei-aktiivisia.

Kun henkilö päättää jäsenyytensä ja ilmoittaa siitä seuralle, tulee kentän tehdä aina seuraavat toimenpiteet:

• Päätä jäsensopimus (tällöin ei lähde enää uutta laskua seuraavana vuonna)
• Muuta henkilön golfvälilehdellä jäsenyys ei-aktiiviseksi
• Hyvitä lähetetty lasku

HUOM: Jos jäsenyyden tilaa ei muuteta ja ainoastaan lasku hyvitetää, rekisterin "avoin summa" näyttää 0€ ja järjestelmä tulkitsee jäsenmaksun maksetuksi. Jos status muutetaan, pelaaja poistuu jäsenrekisteristä.

Maksamattomat jäsenmaksut työllistävät vuosittain golfkenttiä, sillä jäsenmaksun maksamatta jättäneet pelaajat tulkitaan eronneiksi ja heidän jäsenyytensä pitää päättää. Toisin sanoen, muuttaa passiiviseksi.

Tämän toimenpiteen voi tehdä pelaajan golf-välilehdellä. (katso kuva)

Jäsenrekisteriin tulee näkyviin kaikki seuran jäsenet, joilla jäsenyyden tila on aktiivinen.

Samaan listaukseen tulee näkyviin maksetut maksut. Jäsenmaksun maksaneet jäsenet saadaan ulos CSV-tiedostona klikkaamalla rekisterin yläkulmassa olevaa vienti-painiketta.

Kyseistä listaa voidaan verrata eBirdien henkilöihin, joilla jäsenyys on aktiivinen.

Kun on saatu selville, mitkä jäsenet eivät ole maksaneet, ne käsitellään manuaalisesti henkilön golf-välilehdellä.

Vertailuun on saatavissa excel-lista, josta tarvittaessa saa lisätietoja Golfliiton Mika Wickströmiltä

NexGolf

Joillakin kentillä jäsenlaskutus on tehty NexGolfilla. Tässä tapauksessa maksaneiden jäsenten lista pitää tulostaa NexGolfista. Mahdolliset myöhemmin myydyt / laskutetut jäsenyyden lisätään tähän määrään ja verrataan summa eBirdiestä löytyviin aktiivisiin jäseniin.

Tulevilla kausilla prosessi tulee olemaan seuraavanlainen:

• Jäsenyydet laskutetaan WiseGolfilla
• Järjestelmään tehdään määritys, jonka avulla "Jäsenmaksu maksettu" -valinta muuttuu laskun statuksen mukaan
• eBirdien rajapintaa kehitetään niin, että tieto "jäsenmaksu maksettu" -tilan muuttamisesta siirtyy suoraan eBirdieen.
• Tällöin rajapinta on kokonaisuudessaan automaattinen, eikä huhtikuun eBirdien nollaus tai elokuun jäsenilmoitukset aiheuta enää manuaalista työtä