Mikäli käytössä on jatkuvia jäsen- tai pelioikeussopimuksia, joille on määritelty toistuva laskutus, on hyvä tarkistaa muutama asia
LASKUTUSPÄIVÄ
Tarkista, että laskutuspäivämäärä on kaikilla sopimuksilla oikea sopimuslistauksen avulla.
Myynti > Myynti > Sopimukset
Voit sortata sopimuksia sopimuksen nimellä.
Sorttaamalla seuraavan laskutuspäivän avulla listauksen, jossa näkyy poikkeavat laskutuspäivät.
Tarvittaessa laskutuspäivän voi muuttaa massamuutostyökalun avulla. Usein kuluvan kauden aikana muodostuneiden sopimusten askunpäivä on vuoden päästä sopimuksen alkamisesta eli nämä kannattaa muuttaa samaan aikatauluun kuin muutkin.
HINTA
Tarkista hinta. Mikäli hintaan on tullut muutoksia, voit päivittää hinnat oikeaksi massamuutostyökalulla.
ERONNEET JÄSENET
Tarkasta, että eronneiden jäsenten sopimukset on päätetty, jolloin he eivät saa turhia laskuja
IKÄTARKISTUKSET
Tarkasta, että ikään sidotutut maksut kohdistuvat oikein. Hakutyökalulla voi hakea rajatapaukset ja päivittää näiden sopimukset oikean hintaiseksi.
MILTÄ PUOLELTA LASKU LÄHTEE
Mikäli laskutatte jäsenyydet Ry:n kautta ja olette myyneet jäsenyyksiä Oy:n verkkokaupan kautta. Pitää jäsensopimukset päättää Oy:n puolelta ja perustaa sopimukset Ry:n puolelle, josta laskut lähtevät.
SUOSITTELEMME VAHVASTI KAIKEN LASKUTTAMISEN SIIRTÄMISTÄ SAMALLE TOIMIJALLE, JONKA VERKKOKAUPPAA JA KASSAA YHTEISÖSSÄ KÄYTETÄÄN! Usein toimijana on Oy
Jäsenmaksujen laskuttaminen Oy:n kautta voi olla järkevää
- Ry:n ja Oy:n välinen sopimus
- Laskulle teksti, jossa todetaan Oy:n laskuttavan ry:n puolesta sopimukseen perustuen
- Maksusuoritukset Oy:ssä taseeen velkatilille, josta poistuvat, kun tilitetään ry:lle sopimuksessa määritellyllä tavalla
- Pystytään todentamaan maksaneet henkilöt, maksupäivät ja summat WiseGolfin taloushallinnon raporteilta, jotka voi liittää kirjanpitoon.
EDUT:
Keväällä maksamattomat jäsenmaksut voidaan ottaa vastaan Oy:n kassaan. Kohdistetaan maksu jäsenen avoimeen laskuun, jonka pystyy hakemaan kassalle henkilön nimellä. Tällöin maksu kohdistuu oikeaan laskuun ja henkilöön ja reskontara on heti ajantasalla. Maksua ei tarvitse merkata mihinkään toiseen järjestelmään ja maksettu maksu näkyy heti maksun tapahtuessa CRM-järjestelmässä asiakkaan tiedoissa. Mikäli laskutus on tehty vanhaan tapaan Ry:n kautta ja maksuja otetaan vastaan Oy:n kassaan, maksu pitää muistaa käydä merkkaamassa Ry:n järjestelmään reskontraan ja asiakkaan tietoihin. Edelleen maksu pitää kuitenkin tilittää samalla tavoin Ry:lle, jos maksu on otettu vastaan Oy:n kassaan
Myös uusien jäsenien maksut voidaan ottaa vastaan tiskillä Oy:n kassaan, jos jäsenmaksut laskutetaan Oy:n kautta
Asiakaskokemus paranee, kun pystytään palvelemaan yhden luukun periaatteella.
Mahdollistaa myös uusien jäsenyyksien myymisen Oy:n verkkokaupassa. Tämä säästää toimiston työtä merkittävästi, kun verkkokauppaoston yhteydessä asiakas luo itse tarvittavat jäsentiedot (nimi, osoite, email, puhelin jne..) järjestelmään ja maksaa jäsenmaksun. Samalla hänelle muodostuu jäsensopimus, joka laskutetaan automaattisesti seuraavana vuonna. Toimistolle jää ostovaiheessa ainoastaan ebirdie yhteyden kytkeminen ostajalle. Uusista jäsenyyksistä tulee ilmoitus sähköpostiin, jonka jälkeen tuon ebirdien voi kytkeä päälle.
Myös verkkokaupasta ja tiskiltä tehdyt ostot saa yksilöityä WiseGolfin taloushallinnon raporteilta kirjanpitoa varten
Tällä toimintatavalla taklataan todella monta virhemahdollisuutta ja kaikista transaktiot ovat todennettavissa raporteilta henkilöittäin, euroissa, maksupäivien ja maksutapojen sekä myyntikanavien osalta.
Laskutuksen jälkeen jäsenyyksiä voidaan myydä esimerkiksi verkkokaupassa ja kasalla.
VINKKI HELPOMPAAN SOPIMUSHALLINTAAN
- Samaa tyyppiä olevat sopimukset kannattaa nimetä aina samalla tavalla. Helpottaa sopimusten hakua ja massamuutostyökalun käyttöä
- Nimenä on järkevää käyttää sopimuksella olevan tuotteen nimeä. Esim. jäsenmaksu. Verkkokauppa ostos muodostaa sopimuksen nimen tuotteen mukaan, joten sitä on hyvä käyttää muutenkin sopimuksia luotaessa
- Jos kysymyksessä on jatkuva sopimus, älä käytä sopimuksen nimessä vuosilukua.
- Laskulle saa vuosiluvun automatisoitua lisäämällä sopimuksen tuoterivin kuvaukseen koodin: {erav}