Jäsenlaskutus ja yhdistyksen säännöt

Mistä on kysymys

Golfkentillä on totuttu siihen ajatukseen, etteivät jäsenmaksut ole perintäkelpoisia ja jäsenmaksun maksamatta jättäminen nähdään ainoastaan eroilmoituksena yhdistyksen toiminnasta. Osa pelaajista ilmoittaa kevään kuluessa jäsenyyden päättämisestä itse ja loput maksamattomat jäsenyydet käsitellään viimeistään elokuussa.

Joillakin kentillä vaihtuvuutta on paljon ja tästä syntyy merkittävä määrä lisätyötä ja -kuluja. Jokainen ennen jäsenyyden päättämistä lähetetty lasku pitää siis manuaalisesti hyvittää. Tämä kuormittaa sekä toimistoa, että kirjanpitäjää.

Ratkaisu

Yhdistyksen sääntöjä voidaan muuttaa niin, että jäsenyys pitää irtisanoa määräaikaan (kuluvan vuoden loppuun) mennessä tai se on automaattisesti voimassa seuraavan vuoden.

Tällöin jäsenmaksulaskuja ei lähetetä ollenkaan henkilöille, jotka ovat ilmoittaneet jäsenyytensä päättämisestä eikä myöskään turhia hyvityslaskuja tarvitse tehdä.

Voimassaoleviin jäsenyyksiin liittyvät laskut ovat siis tällaisten sääntöjen puitteissa pakollisia ja perintäkelpoisia.

Toimintamalli helpottaa toimiston työtä ja lisää jäsenpysyvyyttä.

Näin prosessi toimii

1. Hallitus tai erillinen työryhmä valmistelee esityksen sääntöjen muuttamisesta
2. Esityksestä äänestetään yhdistyksen kokouksessa. Riippuen yhdistyksen nykyisistä säännöistä, sääntömuutos saattaa vaatia hyväksynnän kahdessa perättäisessä yhdistyksen kokouksessa. Ehdotuksesta ilmoitetaan kokouskutsussa.
3. Kun sääntömuutos on hyväksytty yhdistyksen kokouksessa, muutos lähetetään vielä hyväksyttäväksi Patentti- ja rekisterihallitukselle.
4. Kun PRH:on antanut myönteisen päätöksen, uusia sääntöjä voidaan alkaa noudattamaan.

Jos siis sääntömuutos ehtii käsiteltäväksi vielä kevään yhdistyksen kokoukseen, uutta toimintamallia voidaan hyödytää jo vuoden 2023 jäsenlaskutuksessa.